Uznanie zagranicznego aktu małżeństwa w Polsce odbywa się przez transkrypcję, czyli wierne przeniesienie treści zagranicznego aktu do polskiego rejestru stanu cywilnego. Wniosek składa się w wybranym urzędzie stanu cywilnego w Polsce, przez pełnomocnika albo za pośrednictwem konsula. Po pozytywnym rozpatrzeniu urząd sporządza polski akt małżeństwa i wydaje jego odpis zupełny.

Czym jest transkrypcja zagranicznego aktu małżeństwa?

Transkrypcja nie polega na ponownym zawarciu małżeństwa w Polsce. Jest administracyjnym wpisaniem zagranicznego dokumentu do polskiego rejestru stanu cywilnego. Kierownik USC przenosi jego treść wiernie i literalnie, a następnie sporządza polski akt małżeństwa.

Dokument ten może być potrzebny między innymi przy zmianie nazwiska, uzyskaniu polskiego dowodu osobistego lub paszportu, nadaniu numeru PESEL oraz załatwianiu kolejnych czynności z zakresu stanu cywilnego.

Jak przebiega procedura krok po kroku?

Postępowanie można przeprowadzić według następującej kolejności:

  1. Przygotuj dokumenty – zgromadź oryginał zagranicznego aktu małżeństwa, wymagane poświadczenie, urzędowe tłumaczenie na język polski oraz dokumenty wskazane przez urząd.
  2. Wybierz miejsce złożenia wniosku – wniosek możesz złożyć w dowolnie wybranym urzędzie stanu cywilnego w Polsce, przez pełnomocnika albo za pośrednictwem właściwego terytorialnie konsula.
  3. Złóż wniosek – dołącz dokumenty i dowód uiszczenia opłaty. Jeżeli składasz wniosek przez pełnomocnika, potrzebne będzie pełnomocnictwo.
  4. Poczekaj na rozpatrzenie sprawy – sprawa powinna zostać załatwiona w ciągu miesiąca, a w sprawie wymagającej postępowania wyjaśniającego termin może zostać przedłużony, co do zasady do dwóch miesięcy.

Po pozytywnym rozpatrzeniu kierownik USC dokonuje transkrypcji i wydaje odpis zupełny polskiego aktu małżeństwa. Jeżeli wniosek jest składany za pośrednictwem konsula, czas przekazania i obsługi dokumentów może być dłuższy. Niektóre placówki konsularne wskazują termin około 3–5 miesięcy, dlatego przed złożeniem dokumentów warto sprawdzić aktualne informacje konkretnego konsulatu.

Jakie dokumenty są potrzebne?

Dokładny zakres załączników może zależeć od państwa, w którym wydano akt, oraz od danych zapisanych w dokumencie. Zwykle potrzebujesz:

  • wniosku o transkrypcję zagranicznego aktu małżeństwa,
  • oryginału zagranicznego aktu małżeństwa,
  • apostille albo legalizacji, jeżeli jest wymagana,
  • urzędowego tłumaczenia aktu na język polski,
  • dokumentu tożsamości do wglądu,
  • pełnomocnictwa, jeżeli wniosek składa pełnomocnik.

Dokument sporządzony w języku obcym powinien zostać przetłumaczony przez tłumacza przysięgłego wpisanego na listę Ministra Sprawiedliwości, uprawnionego tłumacza z państwa Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego albo przez konsula. Wielojęzyczny odpis wydany na podstawie właściwej konwencji może nie wymagać dodatkowego tłumaczenia.

Nie przekazuj do USC dokumentu zalaminowanego. Laminowanie może uniemożliwić urzędowi sprawdzenie jego autentyczności, dlatego takie dokumenty nie są przyjmowane.

Apostille i legalizacja nie są tym samym. Apostille jest poświadczeniem stosowanym między państwami związanymi Konwencją haską z 1961 roku. Legalizacja jest odrębną procedurą uwierzytelnienia zagranicznego dokumentu, zwykle przeprowadzaną przez właściwe organy państwa wydania, a następnie przez polskiego konsula. W niektórych relacjach między państwami wymóg ten może być wyłączony przez umowę międzynarodową.

Opłata za wydanie odpisu zupełnego po transkrypcji wynosi zazwyczaj 50 zł. Pełnomocnictwo może podlegać odrębnej opłacie skarbowej, a przy składaniu dokumentów w konsulacie obowiązuje tabela opłat konsularnych. Wysokość i sposób zapłaty należy sprawdzić w urzędzie, w którym składasz wniosek.

Forma złożenia Zalety Wymagania
Osobiście w USC Bezpośredni kontakt z urzędem i możliwość wyjaśnienia braków Wniosek, dokument tożsamości i komplet załączników
Przez pełnomocnika Brak konieczności osobistej wizyty wnioskodawcy Pisemne pełnomocnictwo i opłata, jeżeli jest należna
Za pośrednictwem konsula Możliwość załatwienia sprawy podczas pobytu za granicą Wizyta w konsulacie, dokumenty, tłumaczenie i opłata konsularna

Kiedy transkrypcja jest obowiązkowa?

Obowiązek powstaje w szczególności wtedy, gdy obywatel polski, którego dotyczy zagraniczny akt, ma już w Polsce akt stanu cywilnego dotyczący wcześniejszego zdarzenia i chce dokonać kolejnej czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego. Transkrypcja jest także wymagana, gdy osoba ubiega się o polski dokument tożsamości albo o nadanie numeru PESEL.

W praktyce chodzi między innymi o następujące sytuacje:

  • ubieganie się o polski dowód osobisty lub paszport,
  • nadanie numeru PESEL,
  • zmianę nazwiska po zawarciu małżeństwa,
  • załatwienie kolejnej czynności wymagającej danych z polskiego rejestru stanu cywilnego.

Małżeństwa jednopłciowe zawarte w innym państwie UE

W tej kwestii znaczenie mają wyrok Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej z 25 listopada 2025 roku oraz wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 20 marca 2026 roku, sygn. akt II OSK 216/21.

TSUE uznał, że państwo członkowskie powinno uznać status małżeński ustanowiony zgodnie z prawem innego państwa Unii Europejskiej, jeżeli jest to potrzebne do korzystania z praw wynikających z prawa Unii, w tym ze swobody przemieszczania się i pobytu. Obowiązek ten nie oznacza nakazu wprowadzenia małżeństw jednopłciowych do krajowego prawa rodzinnego ani umożliwienia ich zawierania w Polsce.

Naczelny Sąd Administracyjny, uwzględniając wykładnię TSUE, zobowiązał warszawski USC do dokonania transkrypcji zagranicznego aktu małżeństwa pary jednopłciowej. Sąd stwierdził, że transkrypcja takiego aktu nie stanowi zagrożenia dla podstawowych zasad porządku prawnego Rzeczypospolitej Polskiej. Wskazał też, że samo posługiwanie się zagranicznym dokumentem lub dokonywanie wzmianek dodatkowych nie zapewnia równie pewnej i skutecznej ochrony prawnej.

Oznacza to, że w przypadku małżeństwa zawartego legalnie w państwie członkowskim UE urząd nie powinien odmawiać transkrypcji wyłącznie z powodu tego, że małżonkami są osoby tej samej płci. Praktyka poszczególnych USC może nadal wymagać dostosowania do orzeczeń i zmian technicznych w rejestrze. W razie wydania decyzji odmownej należy przeanalizować jej uzasadnienie i rozważyć odwołanie.

Kiedy urząd może odmówić transkrypcji?

Na podstawie ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego kierownik USC może odmówić przeniesienia dokumentu, jeżeli wystąpi jedna z ustawowych przesłanek:

  • dokument nie jest w państwie wydania uznawany za akt stanu cywilnego albo nie ma mocy dokumentu urzędowego,
  • dokument nie został wydany przez właściwy organ lub budzi uzasadnione wątpliwości co do autentyczności,
  • dokument potwierdza inne zdarzenie niż urodzenie, małżeństwo albo zgon,
  • zagraniczny dokument powstał w wyniku wcześniejszej transkrypcji w państwie innym niż państwo, w którym doszło do zdarzenia,
  • transkrypcja byłaby sprzeczna z podstawowymi zasadami porządku prawnego Rzeczypospolitej Polskiej.

Odmowa następuje w formie decyzji administracyjnej. Od takiej decyzji przysługuje odwołanie do właściwego miejscowo wojewody. Jeżeli urząd żąda uzupełnienia dokumentów, legalizacji albo dodatkowych wyjaśnień, trzeba odpowiedzieć w wyznaczonym terminie.

Najbezpieczniej przed złożeniem wniosku sprawdzić wymagania konkretnego USC lub konsulatu, zwłaszcza dotyczące apostille, tłumaczenia, opłat i aktualnych wzorów formularzy.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi indywidualnej porady prawnej. W przypadku odmowy transkrypcji lub sprawy wymagającej oceny prawa obcego warto skonsultować dokumenty z adwokatem albo radcą prawnym.